Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is Scouts Boekhoute Michiel De Ruyter, groep O1106G, Boekhoute (Assenede). Voor vragen over privacy of om je rechten uit te oefenen: gebruik het contactformulier op deze site of mail groepsleiding@scoutsboekhoute.be.

Lidmaatschapsgegevens van kinderen en ouders worden niet in deze website bewaard. Inschrijven als lid gebeurt via de Groepsadministratie van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw, die daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke is.

2. Welke gegevens verwerken we?

Bezoekers van de publieke website

We tellen paginaweergaven zonder cookies. We bewaren geen IP-adres. Voor unieke bezoekers per kalenderdag maken we een hash van IP-adres en browser, met een sleutel die we na middernacht wissen. Daarna kunnen we die hash niet meer aan een persoon koppelen. We bewaren pad, datum, eventueel het domein van de verwijzende website, en die hash. Hits ouder dan 90 dagen worden verwijderd. Ingelogde leiding wordt niet geteld.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f AVG) om te zien welke pagina’s gebruikt worden, met minimale gegevens.

Leidersaccounts

Als je je registreert voor het leidersportaal bewaren we voornaam, achternaam, e-mailadres en een gehashte versie van je wachtwoord, plus of je account goedgekeurd is. Bij registratie controleren we via Have I Been Pwned (k-anonymity: alleen een kort stuk van de wachtwoord-hash) of het wachtwoord al in een datalek zat. Groepsleiding krijgt een e-mail met naam en e-mailadres van nieuwe registraties.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang om de website te beheren en accounts te beveiligen. De checkbox op het registratieformulier bevestigt dat je dit beleid hebt gelezen.

Contactgegevens op de site

E-mailadressen van groepsleiding, takken en verhuur staan op de contact- en takkenpagina’s zodat bezoekers de groep kunnen bereiken. Als je ons mailt, belandt die mail in de mailbox van de geadresseerde, niet in een inbox op deze server.

Foto’s

Beelden die leiding uploadt (homepage, takken, evenementen) zijn publiek. We zetten geen herkenbare minderjarigen online zonder toestemming van de ouders, in lijn met het beleid van Scouts en Gidsen Vlaanderen. Wil je een foto laten verwijderen: mail groepsleiding of gebruik de contactpagina. We halen het beeld dan zo snel mogelijk weg.

3. Cookies

We gebruiken geen marketing- of advertentiecookies en geen Google Analytics. Alleen strikt noodzakelijke cookies voor het leidersportaal:

Deze cookies zijn HttpOnly, SameSite=Lax, en in productie Secure. Er is geen toestemmingsbanner nodig omdat ze strikt noodzakelijk zijn voor de dienst die je zelf vraagt (inloggen). Lokaal of op een testomgeving kan de sessiecookie een andere naam hebben.

4. Met wie delen we gegevens?

• Onze hostingprovider — bewaart de database, sessies, logs en uploads op de server waarop deze site draait.
• E-mail (Google / Gmail) — verwittigingsmails naar groepsleiding over nieuwe registraties. Dat kan een doorgifte naar de VS inhouden; we gebruiken dit alleen voor die mails.
• Have I Been Pwned — controle of een gekozen wachtwoord bekend is uit datalekken (geen volledig wachtwoord).
• Scouts en Gidsen Vlaanderen — alleen als je zelf het inschrijvingsformulier “Lid worden” invult. Zie hun privacyverklaring.

We verkopen geen gegevens. Lettertypes staan op onze eigen server; je IP-adres gaat niet naar Google Fonts.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Leidersaccounts: zolang je leider of groepsleider bent. Daarna verwijderen we het account op jouw verzoek of wanneer groepsleiding het verwijdert.
• Afgewezen registraties: worden meteen verwijderd. Oude afgewezen accounts worden binnen 30 dagen gewist.
• Bezoekstatistieken: maximaal 90 dagen.
• Sessie: 1 uur. “Onthoud mij”: 7 dagen.
• Foto’s en contactmails op de site: tot groepsleiding ze weghaalt.

6. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, bezwaar (o.a. tegen de bezoekstatistieken) en klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

• Leiding kan naam en e-mail zelf aanpassen via het dashboard, en het eigen account verwijderen.
• Ouders en leden: gegevens in de Groepsadministratie regel je daar of via groepsleiding; niet via deze website-database.
• Foto’s of andere inhoud: mail groepsleiding. Vermeld welke pagina of welk beeld.

Klacht: gegevensbeschermingsautoriteit.be. Scouts en Gidsen Vlaanderen heeft een functionaris voor gegevensbescherming: privacy@scoutsengidsenvlaanderen.be (voor verwerkingen in de Groepsadministratie).

7. Beveiliging

Wachtwoorden worden gehasht. Inloggen is beperkt bij te veel pogingen. Formulieren hebben CSRF-bescherming. Beheer van gebruikers en statistieken is beperkt tot groepsleiding of de systeembeheerder. Publieke beheerpagina’s worden niet geïndexeerd.